Die Experten der DFK Gruppeinformieren: Tipps zum Inhalt und zum Umgang mit dem Notfallordner.
Wo befindet sich die Vollmacht oder das Testament? Welche Versicherungen bestehen? Wer ist zu informieren? Diese und ähnliche Fragen müssen im Notfall schnell beantwortet werden. Denn wenn ein Mensch durch Krankheit oder Tod nicht mehr selbst in der Lage dazu ist, müssen sich von einer Sekunde auf die andere Verwandte oder Freunde um die persönlichen Angelegenheiten kümmern. Müssen die Unterlagen erst mühsam zusammengesucht werden, vergeht nicht nur wertvolle Zeit, sondern es können auch wichtige Fristen verstreichen.
Original oder Duplikat?
Damit alle wichtigen Dinge an einem Ort zusammengefasst sind, empfehlen die Experten der DFK Gruppe, einen Notfallordner anzulegen. Hier lassen sich Anweisungen, Informationen und Dokumente zentral aufbewahren. Ob in dem Notfallordner Kopien oder Originale abgelegt werden, ist eine individuelle Entscheidung. Grundsätzlich ist zu empfehlen, im Ordner Duplikate zu nutzen und die Originale an einem besonders sicheren Ort zu verwahren. Dazu kommen zum Beispiel Bankschließfächer, Tresore und Safes in Frage. Wichtig ist: Der Ordner ist ein „lebendes System“. Im Laufe der Zeit kommen Dinge hinzu, andere verschwinden. Um den Notfallordner aktuell zu halten, sollte er in regelmäßigen Abständen geprüft und angepasst werden. Im Folgenden haben die Experten der DFK zusammengefasst, welche Informationen und Dokumente der Notfallordner enthalten sollte.
Persönliche Daten
Zunächst gehören in den Notfallordner alle wichtigen persönlichen Angaben. Der einfachste Weg dazu ist, eine Kopie des Personalausweises sowie des Familienstammbuchs mit Geburts-, Heirats- und Sterbeurkunden abzulegen. Außerdem ist an dieser Stelle eine Liste mit den Kontaktdaten wichtiger Personen hilfreich. Dazu zählen Verwandte, enge Freunde oder ggf. der Rechtsanwalt und der Steuerberater. Des Weiteren können in dieser Kategorie Ablichtungen von Fahrzeugscheinen und -briefen ihren Platz finden.
Vermögen
Unter dem Punkt „Vermögen“ sind alle Angaben und Unterlagen zu sämtlichen Geld- und Sachwerten zusammengefasst. Los geht es mit den Konten. Hierbei genügt eine Liste mit allen Giro-, Tagesgeld- und Sparkonten sowie Sparbüchern. Darauf sind die jeweiligen Kreditinstitute sowie die Nummern der Konten zu notieren. Bestehen Bankschließfächer oder Aktien- bzw. Fondsdepots sowie andere Geldanlage dieser Art, so sind auch diese in der Liste zu ergänzen. Bei Grundbesitz, wie Grundstücken und Immobilien, empfiehlt es sich, eine Kopie der Grundbucheinträge einzuheften.
Versicherungen
Die wichtigsten Angaben in dieser Kategorie betreffen Unfall-, Lebens- und Renten- sowie Sterbegeldversicherungen. Denn hier gelten bei Eintritt des Versicherungsfalls zum Teil kurze Fristen. So ist zum Beispiel der Unfallversicherung ein Todesfall in der Regel innerhalb von 48 Stunden anzuzeigen. Und auch Lebensversicherungen setzen meist eine Frist zur Anzeige des Versicherungsfalls. Deshalb ist es hilfreich, Kopien der jeweiligen Versicherungspolicen und gegebenenfalls aktuelle Kontakte zu den Versicherungsgesellschaften zu hinterlegen. Darüber hinaus zu empfehlen: Informationen zu sämtlichen weiteren Versicherungen, wie Kranken-, Pflege- und Haftpflichtversicherungen. Auch Informationen zur gesetzlichen Rente gehören in diesen Abschnitt des Notfallordners.
Verfügungen
Ist ein Mensch – sei es durch Krankheit oder Tod – nicht mehr selbst in der Lage, über seine Angelegenheiten zu entscheiden, müssen dies andere Personen übernehmen. Damit dies reibungslos funktioniert, sind Vollmachten und Verfügungen zu treffen. Denn nur derartig legitimiert dürfen Dritte auf Bankkonten zugreifen, gegenüber Versicherungen tätig werden, die Betreuung regeln oder den Nachlass verwalten. Zu den gängigen Dokumenten in diesem Bereich zählen Patientenverfügungen, Testamente sowie Vorsorge-, Betreuungs- und Bankvollmachten. Diese gehören ebenfalls in den Notfallordner. Damit die Schriftstücke den eigenen Willen klar und deutlich wiedergeben und rechtssicher verfasst sind, sind eine rechtliche Beratung sowie eine notarielle Beurkundung empfehlenswert.
Krankenakte
In diesem Bereich geht es zunächst darum, Informationen zu Krankheiten, medizinischen Eingriffen und einzunehmenden Medikamenten in Listenform zu erfassen. Hinweise auf Allergien, Unverträglichkeiten oder Ähnlichem sowie Impf-, Blutspende- und Organspendeausweise finden hier ebenfalls ihren Platz. Außerdem können die Kontaktdaten des Hausarztes und etwaiger Fachärzte hinterlegt werden.
Online
Viele Menschen verfügen heutzutage zum Teil über Unmengen an Online-Zugängen sowie Benutzer- und E-Mailkonten im Internet. Deshalb ist es nicht nur für den Notfall hilfreich, darüber eine Liste anzufertigen. Ob an dieser Stelle Benutzernamen und Passwörter notiert werden, ist eine individuelle Entscheidung und hängt davon ab, wie sicher der Notfallordner vor dem Zugriff Unbefugter geschützt ist.
Weitere Dokumente
Nicht zwingend notwendig, aber äußerst hilfreich kann es sein, wenn im Notfallordner alle weiteren wichtigen Dokumente an einem zentralen Ort abgelegt werden. Dabei kann es sich zum Beispiel um privatrechtliche Verträge, Mitgliedschaften in Vereinen oder Abo-Verträge handeln.
Unternehmen
Für Unternehmer ist wichtig, dass der Betrieb im Notfall, zum Beispiel wenn der Kopf des Unternehmens ausfällt, handlungsfähig bleibt. Dafür sind im Vorfeld diverse Vorkehrungen zu treffen. Zum Beispiel ist klar über Vollmachten zu regeln, wer Entscheidungen treffen darf oder Zugriff auf Bankkonten erhält. Die betreffenden Personen benötigen dafür alle nötigen Unterlagen und gegebenenfalls Passwörter, Schlüssel usw. Im Notfallordner sollte zumindest abgelegt sein, wo all diese Dinge zu finden sind bzw. wer diese verwaltet und herausgeben soll. In diesem Zusammenhang hilfreich: Eine kurze Skizze oder ein vollumfänglich ausformulierter Notfallplan, der die einzelnen Schritte zusammenfasst.
Aufbewahrung
Da ein Notfallordner eine Reihe sensibler Daten enthält, sollte der Aufbewahrungsort gut überlegt sein. Der Ordner muss zum einen sicher vor dem Zugriff Unbefugter und zum anderen im Notfall schnell zur Hand sein. Deshalb sollten ein bis zwei Vertrauenspersonen wissen, dass ein solcher Ordner existiert und wo er sich befindet.
Digitale Version
Natürlich muss in der modernen Welt ein Notfallordner nicht in Papierform geführt werden. Wenn alle Dokumente eingescannt als Dateien vorliegen, genügt auch ein sicherer Ort auf der Computer-Festplatte, auf dem Server, in einer Cloud oder auf einem USB-Stick. Allerdings sind einige Dokumente nur im Original gültig. Auf deren Ablageort kann aber im digitalen Notfallordner hingewiesen werden.
Die DFK Nord unterstützt
Wer sich für die Anlage eines Notfallordners entscheidet, hat bei der DFK Gruppe die Möglichkeit, sich Unterstützung von erfahrenen Experten einzuholen. Gern helfen die Mitarbeiter in den deutschlandweit verteilten Beratungsstandorten dabei, den Ordner so aufzubauen, dass im Notfall alles Wichtige bereit liegt. Denn auch, wenn im Fall der Fälle zunächst richtigerweise andere Dinge im Vordergrund stehen: Zeit kann Geld bedeuten und deshalb sollte sie nicht mit Suchen verbracht werden.
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